Why
Planning Is Important
Tại sao
Lập kế hoạch quan trọng
Hầu hết tất cả các nhà quản lý tham gia vào một số loại lập
kế hoạch bởi vì họ phải cố gắng dự đoán
các cơ hội và các mối đe dọa trong tương lai và xây dựng kế hoạch và chiến
lược mà sẽ cho kết quả có hiệu suất cao trong một tổ chức. Hơn nữa, sự vắng mặt của một kế hoạch thường dẫn
đến do dự, những bước nhầm lẫn, và những
thay đổi sai lầm về định hướng có thể làm tổn thương tổ chức, thậm chí dẫn
đến thảm họa. Kế hoạch là rất quan trọng vì bốn lý do chính:
1) Kế hoạch
là cần thiết để cung cấp cho tổ chức một phán đoán về phương hướng và mục đích.
4 Một kế hoạch nêu những mục tiêu một tổ chức đang cố gắng để đạt
được và những chiến lược nó dự định
sử dụng để đạt được chúng. Nếu không có ý nghĩa về phương hướng và mục đích mà một
kế hoạch chính thức cung cấp, các nhà quản lý có thể giải thích nhiệm vụ cụ thể
của mình và các công việc theo cách phù hợp nhất với mình. Kết quả sẽ là một tổ chức được theo đuổi nhiều mục tiêu và thường mâu
thuẫn nhau và thiết lập một hệ thống các quản lý mà không hợp tác và làm việc tốt
với nhau. Bằng cách chỉ ra mục tiêu và chiến lược của tổ chức là quan trọng,
một kế hoạch làm cho các nhà quản lý hành động để họ sử dụng các nguồn nhân lực
dưới sự kiểm soát của họ một cách hiệu hữu hiệu và hiệu quả (efficiently
and effectively)
2) Lập kế
hoạch là một cách hữu ích của các nhà quản lý để tham gia vào việc ra quyết định
về các mục tiêu và chiến lược thích hợp cho một tổ chức. Lập kế
hoạch hiệu quả cung cấp cho tất cả các nhà quản lý có cơ hội để tham gia vào việc
ra quyết định. Tại Intel, ví dụ, các nhà quản lý hàng đầu, như một phần của quá
trình lập kế hoạch hàng năm, thường xuyên yêu
cầu đầu vào từ các nhà quản lý cấp thấp hơn để xác định những mục tiêu và chiến
lược của tổ chức nên có.
3) Một kế
hoạch giúp phối hợp các nhà quản lý từ các phòng ban chức năng và các bộ phận của
một tổ chức khác nhau để đảm bảo rằng tất cả họ đều đi theo cùng một hướng và
làm việc để đạt được trạng thái tương lai của nó mong muốn. Nếu không có một kế hoạch được suy nghĩ, ví dụ, có thể
là chức năng sản xuất sẽ tạo ra nhiều sản
phẩm hơn các chức năng bán hàng có thể bán, dẫn đến một khối lượng hàng tồn kho
không bán được. Trong thực tế, điều này đã xảy ra với các nhà cung cấp thiết
bị Internet - Cisco Systems, thảo luận trong "Thách thức của một Manager";
Trong những năm đầu 2000 nó đã có thể bán tất cả các router nó sản xuất; nhưng
vào năm 2003 Cisco nhận thấy rằng có hơn
$ 2 tỷ đồng hàng tồn kho mà nhân viên bán hàng không thể bán được vì khách hàng
bây giờ muốn loại mới của các bộ định tuyến quang mà Cisco đã không lên kế
hoạch để phát triển, thậm chí mặc dù nhân
viên bán hàng đã nói với các nhà sản xuất rằng nhu cầu của khách hàng đã thay đổi.
4) Một kế
hoạch có thể được sử dụng như một thiết bị để kiểm soát các nhà quản lý trong một
tổ chức. Một kế hoạch tốt quy định không chỉ ở mục tiêu và chiến
lược tổ chức cam kết mà còn có người chịu
trách nhiệm cho việc đưa các chiến lược thành hành động để đạt được các mục
tiêu. Khi các nhà quản lý biết rằng họ sẽ phải chịu trách nhiệm cho việc đạt
được mục tiêu, họ có động lực để làm hết
sức mình nhằm đảm bảo mục tiêu đạt được.
Henri Fayol, người khởi xướng của các mô hình quản lý mà chúng tôi
thảo luận trong Chương 1, cho rằng kế hoạch
có hiệu quả cần phải có bốn phẩm chất: tính thống nhất, liên tục, chính xác, và
thay đổi.5
Thống nhất (Unity) có nghĩa là bất cứ lúc nào chỉ
có một trung tâm, kế hoạch hướng dẫn được đưa vào hoạt động để đạt được một mục
tiêu của tổ chức; nhiều hơn một kế hoạch để đạt được một mục tiêu sẽ gây ra sự
nhầm lẫn và rối loạn.
Liên tục (Continuity) có nghĩa là kế hoạch là một quá trình liên tục, trong
đó các nhà quản lý xây dựng và hoàn thiện
kế hoạch trước và liên tục sửa đổi kế hoạch kinh doanh ở tất cả các cấp độ-công
ty, và chức năng-để chúng phù hợp với nhau thành một khuôn khổ rộng lớn.
Độ chính xác (Accuracy) có nghĩa là các nhà quản lý cần phải thực hiện mọi nỗ lực
để thu thập và sử dụng tất cả các thông tin có sẵn trong quá trình lập kế hoạch.
Tất nhiên các nhà quản lý phải nhận ra sự không chắc chắn tồn tại và
thông tin đó là hầu như luôn luôn không đầy đủ (vì lý do chúng tôi đã thảo
luận trong Chương 7).
Mặc dù nhu cầu liên tục và chính
xác, tuy nhiên, Fayol nhấn mạnh rằng quá trình lập kế hoạch cần phải đủ linh hoạt để kế hoạch có thể được
thay đổi và thay đổi nếu tình hình thay đổi; nhà quản lý phải không bị ràng buộc vào một kế hoạch tĩnh.
Nguồn: Sách quản lý hiện đại của Mỹ
Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC khi bạn chia sẻ bài viết này.
Dịch giả
Ms Đoàn Thị Thùy Dung
Quản lý rủi ro
Kiểm tra nguồn tin
Ms Trần Thị Hạnh Mai
Trưởng R&D, Phòng R&D CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
Tìm kiếm thông tin ngày 05/2015:
Mr Nguyễn Tuấn Anh
Trưởng nhóm tìm kiếm
(SRT, R&DD, VICC)
Cử nhân quản trị tài chính ( Đại học Western Kentucky, Mỹ)
Đang theo học MBA (Đại học Western Kentucky, Mỹ)
----
Tham gia hội thảo với chủ đề:
KIỂM SOÁT NHÂN SỰ:
PHƯƠNG PHÁP THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT LÀM VIỆC
THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM
Tại HCM:
- sáng chủ nhật ngày 11/09/2016, giờ: 08:30-11:30
hoặc
- tối thứ 5 ngày 15/09/2016, giờ: 18:30-21:30
45A Nguyễn Thông, P7, Quận 3, HCM
Tại HN: sáng chủ nhật ngày 17/07/2016
Tầng 2, nhà hàng và siêu thị thế giới hải sản, Toà nhà Golden Palace - 99 Mễ Trì - Từ Liêm- HN
ĐĂNG KÝ THAM DỰ:
Vào đường link sau để đăng ký tham dự chương trình:
LIÊN HỆ: 0986 970 683 - 0903 160 838
PHÍ THAM DỰ:
- Với thành viên VICC: 200.000 vnđ/người
- Không phải thành viên VICC: 500.000 vnđ/ người.
Lưu ý: để giảm phí tham dự, đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://control.edu.vn
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ):
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự):
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (học bổng kiểm soát):
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét